Plánovač akcí - automatické odesílání sestav a export

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Sestavy |

Aplikace *9910 Plánovač akcí slouží k možnosti pravidelného automatického odesílání IQ sestav do cílové složky nebo e-mailu. V plánovači je možné nastavit libovolný počet akcí, jejich periodicitu a formát, ve kterém budou odesílány. Nastavení se provádí pro každou firmu/databázi zvlášť. Pokud chcete stejnou funkcionalitu využít i kompletně mimo WinFAS, přečtěte si návod +2301 Odesílání sestav z příkazového řádku.

Stručný postup nastavení:

1. Vytvoření .bat souboru, který bude volat aplikaci Plánovač akcí ve WinFASu (provádí Správce sítě)
2. Zařazení .bat souboru do plánovače úloh ve Windows (provádí Správce sítě)
3. Nastavení šablon IQ sestav
4. Nastavení *9910 Plánovače akcí - výběr sestavy, šablony, frekvence opakování, formát, cíl
5. Otestování funkčnosti a správa nastavených akcí

Podrobný postup nastavení:

1) Vytvoření .bat souboru

• Provádí správce sítě / počítačů
• Příklad obsahu souboru bat:

  • set path=%path%;c:\program files (x86)\ok\pbrun
    "C:\Program files (x86)\ok\winfas\exepbd\d9910.exe" /login:jmeno,heslo /fasfirma:kod_databaze /autorunakce /close:1 /podmnozina:cislo_podmnoziny

• Podporvané parametry
  
  • /login:jmeno,heslo  - přihlašovací údaje do WinFASu
    
  • /login:integrated  - přihlašovací údaje do WinFASu (pokud je aktivní integrované přihlášení)
  • /fasfirma:kod_databaze  - databáze, ve které má být spuštěno
  • /autorunakce   - začne provádět akce nastavené v plánovači
    
  • /close:1  - uzavřít aplikaci plánovče po dokončení (stavy 0/1)
  • /podmnozina:kod_podmnoziny  - spustit akce pouze z vybrané podmnožiny (číselník *9911)

2) Zařazení .bat souboru do Plánovače úloh ve Windows

• Provádí správce sítě / počítačů
• Soubor .bat vytvořený v předchozím kroku zavolejte v požadovaný den pomocí Windows Plánovač úkolů. Doporučujeme volat každý den i pokud není zrovna žádná akce ve WinFASu nastavena.

3) Nastavení šablon IQ sestav

• Provádí uživatel
• Šablony se nastavují běžným způsobem.
• Nastavení provádíte buď v lokální firmě (šablony se budou nacházet pouze v této databázi), nebo ve sdílené firmě, kdy takovou šablonu bude možné používat ve více databázích (viz. sdílených šablon).
• POZOR! Při automatickém odesílání sestav již není předáván žádný vstupní parametr do sestavy = v šabloně musí být uloženy všechny udaje potřebné k vytvoření sestavy a to včetně datumů.
• Datumy do šablony nemusíte zadávat aboslutní hodnotou (např. 31.5.2016) ale spíš používejte zkratky/znaky, které využíváte pro usnadnění zápisu dokladů v požízení, např.:
  

  *	= poslední den v aktuálním měsíci
  *-1	= poslední den v minulém měsíci
  ,	= aktuální den
  1,-1	= první den minulého měsíce
  -14	= 14 dní zpátky
  **	= poslední den aktuálního roku
  **-1	= poslední den předchozího roku

• Příklad: Chcete vytvořit sestavu za poslední týden.
  • Datum od  -7
  • Datum do   ,

4) Nastavení Plánovače akcí

• Spusťte aplikaci *9910 Plánovač akcí
• Stiskněte tlačítko Přidej
  • Černou šipkou vedle tlačítka je možné zvolit způsob exportu
  • Export sestav - sestava bude odeslána na e-mailové adresy nebo do složky uvedené v nastavení této aplikace.
  • Upozornění dle dat z IQ sestavy (návod +3035) - sestava bude odeslána na e-mailové adresy uvedené v datech sestavy jako samostatný sloupec. Tento sloupec si v Plánovači akcí nastavujete do údaje "Kód sloupce s e-maily". Pokud vlastní sestava e-mail neobsahuje, je možné je vypočíst:
    • Lze použít "Uživatelský sloupec" definovatelný v šabloně IQ sestavy na záložce IQ speciality.
    • Není možné použít běžný "Vypočtený sloupec", který se vytváří v okně Opisu dat a nastavuje se na záložce IQ úpravy.
  • Workflow - vytvoří akci, která všech u aktivní procesů refreshuje (aktualizuje) aktuální stav dokladu. MOžné oblast oblastí / schématem.
  • Prověření insolvence zaměstnanců
  • Úkoly - možnost automatického zakládání úkolů pomocí plánovače. K založení se využívá šablona aplikace *1550 Úkoly. Po založení je možná automatická notifikace e-mailem.
• Doplňte požadované údaje
• Aktivní
  • Zapnuto / vypnuto
• Základní údaje
  • ID akce - je součástí názvu souboru, který bude odeslán. V rámci datbáze musí být ID unikátní.
• Způsob opakování
  • Jak často se má daná akce provádět.
  • Uchovávat logy = počet dní, po které bud WinFAS archivovat informaci o úspěšném/neúspěšném provedení exportu.
• Platnost
  • Omezení platnosti daného nastavení.
  • Nevyplněno = bez omezení
• Sestava
  • IQ sestava, která se má spouštět
  • Zdroj šablony - lokální šabloně v aktuální firmě nebo sdílené šablony
  • Šablona dané IQ sestavy (viz bod 3 tohoto návodu)
• Definice
  • Neprovádět, pokud je sestava prázdná (bez dat). Pokud zatrhnete, sestava se vyexportuje a odešle pouze v případě, že bude obsahovat nějaká dat. Toto je možné využít například jako "upomínátko" - upozornění na faktury po splatnosti, ... .
• Cíl
  • Kam bude soubor odeslán - odeslání e-mailu nebo uložení do složky.
  • Do e-mailu - zvolíte adresy kam bude poslán (oddělujte středníkem) a předmět zprávy.
  • Do složky - lokální nebo síťová složka. musí být viditelná z počítače, na kterém se bude spuštět Plánovač úloh (viz bod 2)
• Formát
  • Formát souboru, který bude odeslán (PDF, CSV, XLS, ...)
• Adresy
  • Zobrazí se pouze v případě, že zvolíte Cíl = e-mail (viz výše)
  • Napište e-mailové adresy, na které má být sestava odeslána.
  • Adresy oddělujte středníkem.
• Předmět a text e-mailu
  • Vyplňte dle uvížení

• Uložte tlačítkem OK
  

  
  

5) Otestování funkčnosti a správa nastavených akcí

• Provádí se v aplikaci *9910 Plánovač akcí
  
  
• Otestování
  • Vyberte příslušnou akci a stiskněte tlačítko Spustit.
  • Testování provádějte z počítače, na kterém bude spuštěno (viz bod 2).
  • Pro odesílání e-mailem musí být v počítači nainstalovaný e-mailový klient/program (např. Windows Mail, Outlook, Thunderbird, ...).
• Historie
  • Vyberte příslušnou akci a stiskněte tlačítko Historie.
  • Obsahuje historii odesílání a zda odeslání proběhlo úspěšně.
• Zapnutí / vypnutí vybrané akce
  • Vyberte příslušnou akci a stiskněte tlačítko Aktivovat nebo Deaktivovat.
  • Jde o stejnou funkci jako má zaškrtávátko Aktivní na okně Přidání/Úprav.

6) Naplánované akce je možné rozdělovat do skupin

• Při vytváření .bat souboru (krok 1) je možné zavolat pouze akce zařazené do určité podmnožiny.
• Za podmnožiny je také možné filtrovat v aplikaci *9910 Plánovač akcí
• Postup:
  • Spusťte číselník *9911 Podmnožiny akcí
  • Tlačítkem Přidej si založte novou podmnožinu a uložte ji OK
  • Tlačítkem Podmnožina zařaďte akce do vybrané podmnožiny