Přílohy - úložiště a složky

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Přílohy |

Při vložení přílohy do WinFASu se vybraný soubor zkopíruje do zde nastaveného úložiště. Při práci s přílohami ve WinFASu se pracuje právě se soubory ve zde definovaných úložištích. Konečná cesta k souborům se skládá z úložiště a konkrétní složky v daném úložišti. Jedno úložiště může obsahovat libovolný počet složek.

Jak se skládá cesta k souboru

• Cesta se skládá z *8810 úložiště + *8811 složky v úložišti

Nastavení úložiště

• Spusťte číselník *8810 Úložiště příloh
• Stiskněte tlačítko Přidej
• Pojmenujte úložiště (Kód a název)
• Typ úložiště
  • File system = přílohy budou ukládány jako soubory do zvoleného umístění v počítači nebo serveru
  • Webové úložiště = úložiště na internetu, většinou pouze ke čtení
  • Pasivní odkaz = celá cesta k souboru, pouze ke čtení (každá příloha může ukazovat úplně jinam)
  • Databáze = uložení v databázi WinFAS
  • OneDrive = přílohy budo ukládány do cloudového úložiště OneDrive
    (specility k nastavení úložišť a složek najdete v aktuálním návodu níže, další detaily pak v návodu +3687)
• Cesta
  • Cesta k úložišti (např. síťová cesta)
  • Příklady
    • File system = \server\uloziste
    • File system = C:\Dokumenty
    • Webové úložiště = http://www.dodavatel.cz/obrazky_produktu/
    • Webové úložiště = ftp://88.55.66.1/data/
    • Pasivní odkaz = zde se nic nenastavuje, cesta se zadává až následně u každé přílohy zvlášť
    • Databáze = výběr databáze, do které se budou přílohy ukládat (ATTOR)
  • Druh příloh
    • Zadává se pouze u pasivního odkazu.
    • Automaticky založí fiktnivní "složku" do číselníku *8811 Složky v úložišti (následující krok nastavení je tedy možné přeskočit).
• 
  

Nastavení složek v úložišti

• Spusťte číselník *8811 Složky v úložišti
• V levé části okna vyberte úložiště, pro které chcete nastavit složky.
• Stiskněte tlačítko Přidej
  • Úložiště příloh je předvyplněné, ale můžete jej změnit
  • Vyberte druh příloh, pro který bude daná složka určena
    • Jeden druh může používat i více složek
    • Např. Druh smlouvy
  • Název složky = podle názvu se složka vybírá ve WinFASU v okně pořízení přílohy
  • Cesta složky
    • Skutečný název složky v úložišti
    • Je možné zadat jako jednu složku nebo jako relativné cestu ke složce
    • Celá cesta se skládá z *8010 úložiště + *8011 složka / cesta ke složce
    • Příklad složka - \server\uloziste\smlouvy
    • Příklad cesta ke složce - \server\uloziste\doklady\zavazky
  • Komprese
    • Zatržení = příloha bude ukládána v archivu ZIP
    • Přípona pro zip
      • Při ukládání přílohy WinFAS přejmenuje přípomu souboru .zip na vámi zvolenou příponu (např .wfa).
      • Přejmenovaný soubor má pořád vnitřní strukturu .zip
      • Výchozí pojmenování přípony je WFA (příloha pak nejde rozbalit mimo WinFAS).
    • Heslol komprese:
      • Soubor bude při vložení do WinFASu zabalen a zaheslovány nastaveným heslem.
      • Při otevírání souboru bude doplněno toto heslo.
      • POZOR!
        • WinFAS neukládá heslo v čitelné podobě, heslo tedy není možné zpětně zjistit.
        • WinFAS neumožňuje zaheslované soubory hromadně rozbalit ani zbavit hesla.
        • Pokud zde v průběhu používání heslo změníte, soubory uložené s původním heslem již ve WinFASU nepůjde otevřít.
    • Ukládat s příponou
      • V souborovém systému budou soubory uloženy včetně přípony. Díky tomu je možné je otevřít i imo WinFAS (výchozí nastavení).
      • Změna nastavení se neprojeví zpětně na dříve uložené soubory.
    • Ukládat náhledy
      • WinFAS si uloží malý náhled souboru.
      • Výhoda - rychlejší zobrazování náhledů.
      • Nevýhoda - soubory náhledů zabírají místo navíc
    • Mazat soubory při mazání přílohy
      • Určuje, zda při smazání přílohy dojde také k likvidaci souboru v úložišti.
      • POZOR!
        • Pokud používáte úložiště file system - pokud stejnou přílohu používáte ve více letech (např. závazky, smlouvy, ...), pak při smazání z úložiště nebude soubor dostupný ani pro ostatní roky.
          Příklad: Mám nastaveno, že se má soubor přílohy mazat vždy. V letech 2021, 2022 a 2023 mám zapsanou přílohu smlouvy SML-001. V roce 2023 se rozhodnu tuto přílohu odstranit. Příloha se mi smaže z evidence ve WinFASU a zároveň dojde i k odstranění přílohy v úložišti. V letech 2021 a 2022 sice v přílohách ve WinFASU uvidím záznam o příloze číslo SML-001, ale již nebude obsahovat soubor se smlouvou (bude obsahovat pouze evidenční údaje - číslo a název smlouvy, odpovědnou osobu, ...).
• 
  

OneDrive - speciality v nastavení

• Následující body se týkají výhradně úložiště typu OneDrive! Složky není potřeba zakládat přímo ve službe OneDrive. Všechny potřebné složky dokážete založit a případně upravit přímo z prostředí WinFASu. Toto je automatické > Pro úložiště (*8810) vzniká složka v kořenovém adresáři a složky určené jednotlivým druhům příloh (*8811) vznikají podsložky. 
• Zakládání nového úložiště *8810
  • Když složka v úložiště neexistuje - bude založena nová složka pojmenovaná kódem a názvem úložiště.
  • Když složka v úložišti již existuje - úložiště se na tuto složku napojí.
• Zakládání složek do úložiště *8811
  • Když složka v úložiště neexistuje - bude založena nová složka pojmenovaná podle pole "název složky".
  • Když složka v úložišti již existuje - úložiště se na tuto složku napojí.
• Úpravy úlořiště *8810
  •  Pokud již v přílohách dělší dobu pracujete, doporučujeme se vyhnout měnění kódu a názvu uložiště. Tato změna je samozřejmě možná, jenom je nutné ji provést ve všech databázích, které jsou na toto úložiště napojeny (stejné úložiště je obvykle použito v jednotlivých databázích / letech vaší firmy - např. FIRMA_2025, FIRMA_2026, FIRMA_2027...).
  • Na tento faktu budet upozorněni hláškou ve WinFASu.
• Další možné vcarianty při úpravách složek
  

  Existují původní složky?		Existují nové cílové složky?		Co se stane v úložišti OneDrive
  Úložiště	Složka	Úložiště	Složka
  Ano	Ano	Ano	Ano	Nic se nestane, obě složky v obouch úložištích zůstanou. Data nemažeme.
  Ano	Ne	Ano	Ano	Nic se nestane, složka v cílovém úložišti již existovala.
  Ano	Ne	Ano		V cílovém úložišti se vytvoří složka.
  Ano	Ne	Ne	Ne	Vytvoří se cílové úložiště a v něm i cílová složka
  Ano	Ano	Ano	Ne	Pokud se mění název složky, tak se pouze přejmenuje. Pokud se mění úložiště, tak se přesune do nového (v původním zmizí) a nebo oboje najednou.
  Ano	Ano	Ne	Ne	Vytvoří se cílové úložiště a do něj se pak přesune původní složka a i případně přejmenuje.
  Ne	Ne	Ano	Ano	Nic se nestane, existuje pouze cílové úložiště s cílovou složkou.
  Ne	Ne	Ano	Ne	V cílovém úložišti se vytvoří složka.
  Ne	Ne	Ne	Ne	Vytvoří se cílové úložiště a v něm i cílová složka.